העו”סק בבלוג

איך מעבירים את המסר שניהול ידע הוא MUST בארגון, 

בתפיסה שלי ניהול הידע צריך להיות מובנה בתוך תהליכי העבודה הקיימים:

בקבלת החלטות להיעזר בצוות לומד (במידת הצורך), לזהות התנסות חזרתית בשטח ולהבנות לה מודל/כלי בעזרת בעלי הניסיון,לעודד מנהיגות לזהות מומחים ולהפכם למשאב שימושי, להפוך סיטואציות של מפגשי פנים מול פנים בהן מוחלף ידע לפחות מיקריות ויותר מנהולות-לעודד שיח,לזהות עובדים בעלי תחומי עיניין משיקים וליצור את החיבורים בניהם.  

כיצד מוכרים/משווקים את ניהול הידע;

1-יש להגדיר את המוצר:מה הוא ניהול ידע-הערך מוגדר בויקיפדיה-כאן

2-יש לפרק את המוצר לתכונות ומאפיינים לצד התועלות:

יצירת ידע חדש-לסייע לארגון לממש חזון ולהשיג יעדים

הבניה של ידע קיים-לייעול תהליכי עבודה

מיצוי של ידע קיים-למניעת המצאת גלגלים,לחיסכון במשאבים.

המוצר מבוסס על תפיסות:כל אחד יכול להשפיע בארגון,מכל אחד אפשר ללמוד-שובר מסגרות היררכיות בארגון

ניהול הידע כולל שיתוף/שיח בין עובדים -יוצר רשת של מידע וידע בארגון 

3-יצירת עיניין-משפט המחץ הראשוני שיבהיר למי שעומד מולי למה כדאי לו ניהול ידע: “יש לי כלי עבודה ,חוצה תחום,שבעזרתו ישופר השירות הניתן ללקוח, ותיוצר סביבת עבודה אתגרית ונעימה לעובד” .

זה רק חלק מהתהליך של שיווק ניהול הידע-כמובן יש לזהות צרכים, להתגבר על התנגדויות לסגור ולבסס. במילים אחרות בעצם השיווק והמכירה היא סוג של גיוס לשיתוף פעולה.

ב-ה-צ-ל-ח-ה ולקחת הרבה אויר!!!

שירות למשפחות

בחג החנוכה תש”ע התקיים יום מינהל קהילה, לכל עובדי המינהל לשירותי קהילה בעיריית ירושלים-עובדי רווחה,קליטה, תעסוקה ובריאות הציבור.

יום המינהל היה בנושא-פיתוח קהילתי חוסן קהילתי וכלל מפגש חברתי מקצועי שמטרתו יצירת סביבה לומדת המאפשרת שיח בין העובדים לבין

עצמם ובין העובדים לבין לקוחות.

ברצוני להרחיב על החלק הראשון של היום שכלל יריד ידע ושלושה מושבים מקבילים:

ביריד הידע בו הוצגו פרוייקטים המקדימים פיתוח וחוסן קהילתי בקרב תושבי העיר ירושלים.ביריד הוצגו 46 פרוייקטים שונים,ומתחומי עשיה רחבים בהם ניתן היה למצוא שיתופי הפעולה של מפעיל הפרוייקט עם גורמים פנים וחוץ ארגוניים, הפעלת תושבים להתרעה חברתית ,ופעולות רבות למיצוי זכויות נתינת מידע-ובניית רשתות חברתיות. מציגי הפרוייקט הונחו להציג את העשיה בענוה ובגאוה,לעורר שיח לשמוע ולהשמיע.

הם סיפרו מה,למה,איך עשו, מה העקרון שהנחה את העשיה, ומה למדו בדרך.

במקביל ליריד התקיימו שלושה מושבים -באחד מהם היה שיח עם לקוחות ולמידה מתוך הצלחות  בנושאים של תעסוקה,קליטה ובריאות.

יום המינהל היה חגיגה,חגיגה של החלפה ושיתוף בידע,חגיגה של עשיה-פתאום העשייה הרבה השוטפת,השוחקת,מקבלת ניראות,ובמה מכובדת.

זו גם היתה הזדמנות לחבר את העובדים והעשייה היום יומית לחזון של המינהל לשירותי קהילה בנושא פיתוח וקידום החוסן הקהילתי.

אז, מה ההשלכות של יום כזה? איך ממנפים יום כזה להשפעה לטווח ארוך על העובדים בארגון- חשוב להשקיע מחשבה איך לחבר את העובדים שלא הגיעו ליום המינהל לתכנים ,לתחושות,לחגיגה-חשוב שמתוך המפגש ביום המינהל ימשיך ויורחב השיח,החיבורים ושיתופי הפעולה,ואיך זה יקרה… אולי מעצמו אולי לא…כדאי להשקיע בכך מחשבה

למידה תכליתה להביא לשינוי. כמובן יש להגדיר מראש את השינוי המצופה (שינוי למי, במה,מתי,משאבים נדרשים ואפשר גם מקום). איך מגלגלים את הגלגל- שצוות שלמד ופיתח ידע-יביא לשינוי התנהגותי.

שינוי צריך להיות ברמת התפיסה-החיבור לעקרונות,לרציונל שבבסיס הידע שיוביל לשינוי התנהגותי-בפעולות.

הוראה ניהולית ,בקרה ומעקב אינם מספקים כדי להביא את השינוי.

אולי-מתוך תהליך למידה, צריכה להיגזר תוכנית עבודה הכוללת פעולות נדרשות לחיבור הלא לומדים (ונדרשים להטמעה) לתפיסה .

להבנתי הלמידה (במודל הבייגלה)היא שלב ראשון הפותח את מהלך השינוי כולו, במקביל ללמידה ולאחר שפורמלית הסתיימה יש תהליכים לא פורמליים של למידה כל הזמן -אותם צריך לחבר לכיוון המרכזי של השינוי.

 שיתוף בידע ופיתוח ידע מתרחשים כל הזמן,( לעומת תהליך הלמידה שמארגן זאת באופן פורמלי, לתקופת זמן מוגדרת)האתגר הוא להרחיב את רשת האנשים בארגון המשתמשים והמחפשים ידע עד כמה שניתן.

חשוב בתהליך למידה להדגיש את הלמידה של התהליך-התוכן שפותח משמעותי וחשוב (ויתכן ויהיה רלוונטי לתקופה) אבל התהליך ובניית רשת הידע נותנים את הכלים להמשיך ולייצור תכנים משמעותיים נוספים-לאורך זמן .

ואיך מדהים שמתוך התוכן, תוך כדי כתיבה התגלגלתי לתהליך… 

בתהליכי למידה יש מן מלכוד;

הצוות הלומד מגבש תפיסה הכוללת עקרונות מנחים כלים ומודל עבודה (ומציע חלופה לדרך העבודה הנוכחית) -חברי הצוות נוטים לייצר ולגבש את הנ”ל בתפיסה של הרצוי ביותר- האידיאלי-ואז כשהצוות נדרש להמליץ על תוכנית יישום (מי המיישמים, באיזה הקף, לאיזו תקופת זמן,מה נדרש כדי ליישם וכו’)הוא מתקשה להמליץ על תוכנית ועל פעולות אותן יתקשו חבריו לבצע ביום יום (חושש לתקוע לעצמו מקלות בגלגלים). כמובן שרצוי כל הזמן לחבר את תהליך הלמידה (הסטרילי-אולי בעצם במחשבה שניה,האם הסטריליות נחוצה, ומשרתת את תהליך הובלת השינוי? איך אפשר לצמצם במקסימום את הסטריליות בתהליך למידה) לשטח העשייה היום יומי ולבחון כל הצעה אם היא ריאלית ליישום,אבל זה לא מספיק. אני מזהה שנוצר פער שהוא שיקוף של הפער בין הרצוי למצוי הקיים בלאו הכי. דרך נוספת להתמודד עם זה היא הפרדה מוחלטת בין ניהול ללמידה-הצוות תפקידו ללמוד והדרג הניהולי יקבל החלטה על היישום-עיקרון חשוב אותו למדתי מהיועץ הארגוני יגאל חמיש .

אני לתומי חשבתי שתהליך הלמידה והעיסוק בחומרים יגייס את חברי הצוות לשינוי הנדרש, הם הרי למדו והבינו את החשיבות והמשמעות ,אבל כשמגיעים בסוף לשורה התחתונה-אז מה נדרש מהעובד לעשות אחרת-זה כבר סיפור אחר…

אז איך מובלים צוות להמליץ על תוכנית יישום משמעותית עם התהלבות ואור בעיניים, בלי תחושה שזה עלול למלכד אותם-זה האתגר שמחכה לי בסוף חופשת הסוכות.  

עברה שנה מאז שהתחלתי לכתוב בבלוג,

זה כמו יומן, מעניין לחזור לפוסט הראשון ולראות איפה הייתי לפני שנה,

מה העסיק אותי ואיפה אני היום-זה עוזר לעשות מן חשבון נפש.

אז מה למדתי השנה?

 הכתיבה בבלוג היתה סוג של התנסות השנה , למדתי שקשה להתמיד ולכתוב בבלוג, אולי אני צריכה לאמץ כמה מהעצות במדריך “לבלוגר המפוזר”

למדתי שפעולות של שיווק ומיתוג הן MUST וחייבות להיות חלק מובנה בתוכנית עבודה שלי בנושאים של למידה וניהול ידע.

למדתי לאזן ולהתפשר בין עבודה לחיי האישיים 

למדתי שיש לי עוד הרבה מה ללמוד….

הספר של פגי קלאוס-מיומנויות רכות-המפתח להצלחה במציאות קשוחה נותן כיוון מעניין.

ואסיים בתפילה:”ותן בלבינו בינה להבין ולהשכיל לשמוע ללמוד וללמד לשמור לעשות ולקיים…”

הובלת שינוי בארגון

למידה במעגל השני 

בארגון בו אני עובדת, אגף הרווחה  ממשיך את מסע הלמידה, בעיסוק בלמידת הטמעה ויישום של  תוצרים שפותחו בתהליך למידה ראשוני.תהליך למידה של יישום שונה במהותו מתהליך למידה ראשון של פיתוח תוצרים:תהליך למידה ראשוני בונה “תורה”, הצוות לומד על “יבש”, תוצר הלמידה מוגדר כנייר- עקרונות ותוכנית יישום. בתהליך למידה של יישום- חברי הצוות לומדים  על “רטוב”, אוספים תובנות מתוך התנסות בכלים ,תוצרי הלמידה המצופים הם קידום הטמעה ויישום באמצעות קידום השיח בתוך הארגון תוך עדכון הכלים במידת הצורך ובניית מדריך להטמעת הכלים.מתוך כך נגזרים ההבדלים בתפקידי הצוות הלומד בכל אחד מהשלבים.בלמידה מתוך יישום הצוות הלומד הוא “הלהקה הנודדת” תפקידו לסייע לעובדים להתחבר לתפיסות ולעקרונות העומדים בבסיס השימוש בכלים, כדי לקדם שימוש מתואם והטמעה. 

עקרונות מכווני הצלחה להטמעת שינוי

• הפיכת הנושא למרכזי בארגון
• ההחלטה ללוות את היישום בלמידה- מקדמת הטמעה ויישום
• טיפוח קבוצת מנהיגים מובילים בארגון
• ערבוב -בין הלומדים המטמיעים למטמיעים שאינם לומדים
• ליווי תהליך היישום בתהליך מקביל של ניהול הכולל מעקב ובקרה
• שיח לאורך התהליך חוצה דרגים היררכיים בנושא ההטמעה והיישום
• העצמת עובדים באמצעות העברת המסר ביכולת שלהם להשפיע על הכלים

כשארגון מחליט על שינוי באופן העבודה חשוב השיח עם הלקוחות כחלק מתהליך הערכה של השינוי .

בארגון בו אני עובדת התקיימה קבוצת מיקוד ללקוחות כדי לקבל משוב על השינוי באופן העבודה עימם. השיח היה מרתק בעיני וחידד

את העובדה כי הקושי לשינוי הוא הרבה פעמים של העובדים ,עם הגנת יתר על הלקוחות . הלקוח נותן את נקודת המבט הנוספת ,לרב

אין בה ידע תיאורטי,אבל היא אוטנטית,כנה,אמינה .  בקיצור-המשוב הזה הכרחי בעיני להשלמת התמונה .

פסח,

חג שמעודד שאלת שאלות,חג שעוסק ב”מה נשתנה”-שאלה שארגון וכל פרט צריכים לשאול את עצמם מידי יום,

עובדים מול עבדים-עבודה מול עבדות, ארבע בנים -סוגים שונים של אנשים

“ולא שמעו אל משה מקוצר רוח ומעבודה קשה”- הרבה פעמים מתוך עמל היום יום מתקשים העובדים

להרים את הראש מהשולחן ולראות מה חדש. מצה- לחם עוני-פסח בעידן של משבר כלכלי,פה-סח-להרבות בסיפור יצאת מצרים- לדבר,ולדבר.

הנהגתם של בנ”י ביציאת מצרים ובחציית ים סוף- משה כמנהיג,

פסח הוא אלמנט משמעותי בבסיס האמונה ולדעתי יש הרבה מה להשיק ממנו לחיי היום יום בארגון שלי.

 מחשבות  לאחר קריאת הספר “דרך ארוכה קצרה” של משה (בוגי)יעלון:  

בספר ישנן אמירות משמעותיות ,שדיברו אלי בנושא תפיסת הארגון במציאות המשתנה, התואמות את תפיסת הארגון הלומד:  

אחד האתגרים במאה ה-21, שמציין הכותב בספרו הוא יצירת “מנהיגות משתפת ולא מנהיגות עריצה”-

בבסיסה התפיסה כי אין המפקד יודע הכל , הפקודים נדרשים לבקיאות בתחומם כדי שהמפקד יוכל ללמוד מהם,

 כמובן שתרבות ארגונית מסוג זה מעודדת ריבוי דעות ,וחופש הבעת דעות.

אתגר נוסף שמציין הכותב הוא היכולת להישאר רלוונטי במציאות המשתנה, כדי להישאר רלוונטי,

 על הארגון לדעת כי הדבר היחיד הקבוע בעולם בו אנו חיים הוא “השינוי” ,

 ולשאול מידי יום את השאלה “מה נשתנה”ביחס למה שחשבת,תכננת ועשית.

מרתקת בעיני התפיסה של המחבר ביחס למנהיגות ולפיקוד,

והתמודדות עם האתגר כשנדרש לשנות ולהשתנות .

הדברים המובאים כאן אינם עיקרי תוכן הספר, אך הן חלק מן התפיסות והעמדות המנחות את התנהלותו

של המחבר וניתן ללמוד הרבה מתוך הניסיון שלו. והטמעת תפיסות אלו בתוך מערכת צבאית, היררכית, המופקת על ביטחון

האזרחים, ועוסקת בקבלת החלטות של חיים ומוות .

ולסיום“המעז-מנצח” -מי יתן ,שנעיז וננצח!